Todo o sistema de avaliação documental é gerido e sustentado com recurso à teoria das três idades dos documentos de arquivo. Segundo esta teoria os documentos produzidos ou recebidos por um organismo no decurso das suas actividades estão sujeitos a um ciclo de vida constituído por três fases sucessivas, ao longo dos quais o seu valor se transforma:
1. Fase activa [arquivo corrente] – os documentos são usados de uma forma plena e regular para o cumprimento das actividades que justificaram a sua produção.
2. Fase semi-activa [arquivo intermédio] – a documentação não sendo já objecto de uso corrente, os documentos continuam a ser esporadicamente utilizadas pelo organismo produtor.
3. Fase inactiva [arquivo definitivo] – os documentos já não são úteis ao organismo produtor, tendo sido cumpridos todos os objectivos que originaram a sua produção. Estes documentos podem ser eliminados ou conservados, caso possuam valor secundário que justifique a sua conservação permanente.
Através do estudo orgânico-funcional realizado, verificamos que o Arquivo da Associação de Estudantes da ESEIG, serve os vários departamentos.
Do que podemos depreender pela tipologia da documentação apresentada pelos docentes e, considerando que toda a documentação proveniente da Associação de Estudantes é um fundo podemos considerar que o sistema de arquivo existente é descentralizado.
Em relação ao levantamento de instrumentos auxiliares de classificação apenas existem documentos relacionados com o trabalho levado a cabo por grupos de estudantes de anos anteriores. A inexistência de tabela de selecção conduziu-nos ao desenvolvimento desta tal como sugerido na ficha de trabalho, tendo por base um estudo orgânico funcional e avaliação das massas acumuladas. Desta forma o passo seguinte conduz-nos à caracterização da documentação produzida e recebida por esta associação, mais especificamente pelos departamentos que compõem o sub-fundo abrangido neste trabalho.
O levantamento foi efectuado de uma forma genérica deixando o levantamento pormenorizado para a fase de recenseamento da informação.
Todo o sistema de avaliação documental é gerido e sustentado com recurso à teoria das três idades dos documentos de arquivo. Segundo esta teoria os documentos produzidos ou recebidos por um organismo no decurso das suas actividades estão sujeitos a um ciclo de vida constituído por três fases sucessivas, ao longo dos quais o seu valor se transforma:
1. Fase activa [arquivo corrente] – os documentos são usados de uma forma plena e regular para o cumprimento das actividades que justificaram a sua produção.
2. Fase semi-activa [arquivo intermédio] – a documentação não sendo já objecto de uso corrente, os documentos continuam a ser esporadicamente utilizadas pelo organismo produtor.
3. Fase inactiva [arquivo definitivo] – os documentos já não são úteis ao organismo produtor, tendo sido cumpridos todos os objectivos que originaram a sua produção. Estes documentos podem ser eliminados ou conservados, caso possuam valor secundário que justifique a sua conservação permanente.
Através do estudo orgânico-funcional realizado, verificamos que o Arquivo da Associação de Estudantes da ESEIG, serve os vários departamentos.
Do que podemos depreender pela tipologia da documentação apresentada pelos docentes e, considerando que toda a documentação proveniente da Associação de Estudantes é um fundo podemos considerar que o sistema de arquivo existente é descentralizado.
Em relação ao levantamento de instrumentos auxiliares de classificação apenas existem documentos relacionados com o trabalho levado a cabo por grupos de estudantes de anos anteriores. A inexistência de tabela de selecção conduziu-nos ao desenvolvimento desta tal como sugerido na ficha de trabalho, tendo por base um estudo orgânico funcional e avaliação das massas acumuladas. Desta forma o passo seguinte conduz-nos à caracterização da documentação produzida e recebida por esta associação, mais especificamente pelos departamentos que compõem o sub-fundo abrangido neste trabalho.
O levantamento foi efectuado de uma forma genérica deixando o levantamento pormenorizado para a fase de recenseamento da informação.